Wohnungsübergabeprotokoll: Vorlage und Aufbau
Ein Übergabeprotokoll hält fest, in welchem Zustand die Mietwohnung bei Einzug oder Auszug ist. Hier sehen Sie, was hineingehört, und eine Vorlage in Kurzfassung.
- Frist: Ersatzansprüche des Vermieters wegen Verschlechterungen der Wohnung verjähren sechs Monate, nachdem er die Wohnung zurückerhalten hat.
- Form: Das Gesetz schreibt kein Protokoll vor, üblich ist ein Papier in zwei Exemplaren, das beide Seiten unterschreiben.
- Unterschreiben Sie nichts, was nicht stimmt, und lassen Sie Ihre Anmerkungen in das Protokoll schreiben.
Wann Sie ein Übergabeprotokoll brauchen
Ein Übergabeprotokoll hält schriftlich fest, in welchem Zustand eine Mietwohnung an einem bestimmten Tag ist. Sinnvoll ist es zweimal: beim Einzug und beim Auszug. Beim Einzug zeigt es, welche Mängel schon vorhanden waren. Beim Auszug zeigt es, wie Sie die Wohnung zurückgegeben haben.
Das Gesetz schreibt ein solches Protokoll nicht vor. Es regelt, dass Sie die Wohnung nach dem Ende des Mietverhältnisses zurückgeben müssen. Das Protokoll kann später als Beleg dienen. Ohne Protokoll steht später oft Aussage gegen Aussage, zum Beispiel bei der Frage, ob ein Kratzer im Boden alt oder neu ist.
Für den Auszug gilt: Normale Abnutzung ist kein Schaden. Veränderungen, die durch den vertragsgemäßen Gebrauch entstehen, also durch übliches Wohnen, hat der Mieter nach dem Gesetz nicht zu vertreten. Das heißt, er haftet dafür nicht. Ob Sie nach Ihrem Mietvertrag streichen oder renovieren müssen, ist eine eigene Frage.
Was in das Protokoll gehört
| Bestandteil | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Wohnung und Anlass | Vollständige Anschrift mit Etage und Lage. Dazu die Angabe, ob es um den Einzug oder den Auszug geht. |
| Datum und Uhrzeit | Beim Auszug ist der Tag wichtig, weil ab der Rückgabe eine Frist läuft. |
| Anwesende Personen | Mieter, Vermieter oder sein Vertreter, etwa die Hausverwaltung, und Zeugen. Alle mit vollem Namen. |
| Zählerstände | Strom, Gas, Wasser und Heizung, jeweils mit Zählernummer oder Gerätenummer. Lesen Sie gemeinsam ab. |
| Schlüssel | Zahl und Art: Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller. Beim Auszug geben Sie alle Schlüssel zurück. |
| Zustand Raum für Raum | Wände, Böden, Fenster, Türen, Bad und Küche. Jeden Raum einzeln, auch Keller und Balkon. |
| Mängel | Genau beschreiben: was, wo, wie groß. Ein Satz wie „Wohnung in Ordnung“ sagt zu wenig. |
| Fotos | Im Protokoll vermerken, wie viele Fotos es gibt und von welchem Tag sie sind. |
| Anmerkungen | Platz für Einwände beider Seiten. |
| Unterschriften | Beide Seiten unterschreiben mit Ort und Datum. Jeder bekommt ein Exemplar. |
Wohnungsübergabeprotokoll bei [Einzug oder Auszug]
Wohnung: [Straße und Hausnummer, PLZ und Ort, Etage und Lage]
Übergabe am [Datum] um [Uhrzeit]
Anwesend: [Name Mieter], [Name Vermieter oder Vertreter], [Name Zeuge, falls dabei]
Zählerstände: Strom Nr. [Zählernummer], Stand [Zählerstand]. Gas Nr. [Zählernummer], Stand [Zählerstand].
Wasser Nr. [Zählernummer], Stand [Zählerstand]. Heizung Nr. [Zähler- oder Gerätenummer], Stand [Stand].
Schlüssel übergeben: [Anzahl] Haustür, [Anzahl] Wohnungstür, [Anzahl] Briefkasten, [Anzahl] Keller
[Raum]: Wände [Zustand], Boden [Zustand], Fenster und Türen [Zustand]. Mängel: [genaue Beschreibung oder „keine“]
Anmerkungen des Mieters: [Text oder „keine“]. Anmerkungen des Vermieters: [Text oder „keine“].
Anlage: [Anzahl] Fotos vom [Datum]
Dieses Protokoll beschreibt den Zustand der Wohnung am Tag der Übergabe. Jede Seite hat ein unterschriebenes Exemplar erhalten.
[Ort, Datum]
[Unterschrift Mieter] [Unterschrift Vermieter oder Vertreter]
Diese Kurzfassung zeigt den Aufbau und reicht als Gerüst für eine einfache Übergabe. Sie enthält nur eine Zeile für einen Raum. Wiederholen Sie diese Zeile für jeden Raum. Regelungen zu Sonderfällen wie Einbauten oder vereinbarten Arbeiten fehlen.
Fristen und Ihr Exemplar
Für das Protokoll selbst gibt es keine Frist und keine vorgeschriebene Form. Üblich ist ein Papier in zwei Exemplaren, das beide Seiten am Ende des Termins unterschreiben. Nehmen Sie Ihr Exemplar sofort mit. Ein Versand ist dann nicht nötig.
Nach dem Auszug läuft eine kurze Frist für den Vermieter. Seine Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren in sechs Monaten. Die Frist beginnt, wenn er die Wohnung zurückerhält. Verjährt heißt: Sie dürfen die Zahlung danach grundsätzlich verweigern. Für eine Verrechnung mit der Kaution kann unter Umständen etwas anderes gelten. Das Datum im Protokoll hilft, den Tag der Rückgabe zu belegen.
Zeigt sich nach dem Einzug noch ein Mangel, müssen Sie ihn dem Vermieter unverzüglich anzeigen. Tun Sie das am besten schriftlich. Üblich sind drei Wege, um den Zugang zu belegen: Sie lassen sich den Empfang auf einer Kopie bestätigen, schicken einen Boten oder nutzen ein Einwurf-Einschreiben.
Häufige Fehler
- Unterschreiben, was nicht stimmt: Sie müssen kein Protokoll unterschreiben, mit dem Sie nicht einverstanden sind. Lassen Sie Ihren Einwand hineinschreiben. Ein Protokoll mit beiden Unterschriften kann später großes Gewicht haben.
- Kosten nebenbei zusagen: Ein Satz wie „Der Mieter übernimmt die Reparatur“ gehört nur hinein, wenn Sie das wirklich wollen.
- Ungenaue Angaben: Schreiben Sie auf, was Sie sehen, zum Beispiel „Fleck im Teppich neben der Tür“.
- Zählerstände oder Schlüssel vergessen: Dann kann später unklar sein, wer welchen Verbrauch zahlt und ob alle Schlüssel zurück sind.
- Keine Fotos, kein Zeuge: Bilder und eine Begleitperson helfen, wenn später jemand das Protokoll anzweifelt.
- Kein eigenes Exemplar: Ohne Ihr Exemplar können Sie den Inhalt nur schwer belegen.
Was danach passiert
Heben Sie Protokoll und Fotos gut auf. Das Protokoll vom Einzug brauchen Sie beim Auszug wieder, oft erst nach vielen Jahren.
Für die Rückzahlung der Kaution gibt es keine feste gesetzliche Frist. Der Vermieter darf eine angemessene Zeit prüfen, ob er noch Forderungen hat, etwa aus der Betriebskostenabrechnung. Wie lange das dauern darf, hängt vom Einzelfall ab. Rechnen Sie damit, dass es einige Monate dauern kann. Teilen Sie ihm Ihre neue Anschrift und Ihre Bankverbindung mit. Fragen Sie schriftlich nach, wenn Sie längere Zeit nichts hören.
Dieser Text informiert allgemein. Bei Streit über Schäden oder die Kaution helfen ein Mieterverein oder eine Rechtsberatung.
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- Einzug und Auszug Schritt für Schritt
- Normale Abnutzung oder Schaden
- Zählerstände, Schlüssel, Fotos, Zeugen
- Unterschreiben oder nicht
- Kaution und Fristen nach der Übergabe
- Protokoll-Generator, auch zum Ausfüllen von Hand
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Rechtsgrundlage: § 546 BGB, § 548 BGB, § 538 BGB, § 551 BGB. Allgemeine Rechtslage, Stand Oktober 2026. Im Einzelfall können Ausnahmen gelten. Diese Seite und das Muster ersetzen keine Beratung.