Urlaubsantrag: Vorlage, Aufbau und wichtige Regeln
Urlaub dürfen Sie erst antreten, wenn der Arbeitgeber ihn genehmigt hat. Hier sehen Sie, was in einen schriftlichen Urlaubsantrag gehört und was danach gilt.
- Eine gesetzliche Frist für den Urlaubsantrag gibt es nicht, stellen Sie ihn aber rechtzeitig und halten Sie Termine aus dem Betrieb ein.
- Das Gesetz schreibt keine Form vor, mit einem Brief oder einer E-Mail haben Sie aber einen Nachweis über Zeitraum und Zahl der Tage.
- Urlaub gilt erst, wenn der Arbeitgeber ihn genehmigt hat, und wer ohne Genehmigung fehlt, riskiert die Kündigung, je nach Fall auch die fristlose.
Wann Sie diesen Brief brauchen
Sie brauchen den Antrag, wenn Sie Erholungsurlaub nehmen wollen und es im Betrieb dafür kein eigenes Formular oder Programm gibt. Grundlage ist das Bundesurlaubsgesetz, kurz BUrlG.
Den Zeitpunkt des Urlaubs legt der Arbeitgeber fest. Er muss dabei Ihre Wünsche berücksichtigen. Ablehnen darf er nur aus zwei Gründen: wegen dringender betrieblicher Belange oder weil die Wünsche anderer Beschäftigter aus sozialen Gründen vorgehen. Das kann zum Beispiel bei Eltern schulpflichtiger Kinder in den Schulferien so sein.
Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage im Jahr. Werktage sind alle Tage außer Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen, also auch Samstage. Bei einer Fünf-Tage-Woche sind das 20 Arbeitstage. Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag können mehr vorsehen. Den vollen Jahresurlaub erwerben Sie zum ersten Mal, wenn das Arbeitsverhältnis sechs Monate bestanden hat.
Was in den Antrag gehört
| Bestandteil | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Ihr Name und Ihre Personalnummer | Damit der Antrag sicher zugeordnet wird. |
| Empfänger | Die Stelle, die im Betrieb über Urlaub entscheidet: Vorgesetzte, Personalabteilung oder Geschäftsführung. |
| Art des Urlaubs | Schreiben Sie „Erholungsurlaub“. So ist klar, dass Sie bezahlten Urlaub meinen. |
| Zeitraum | Erster und letzter Urlaubstag mit Datum. Nennen Sie auch den Tag, an dem Sie wieder arbeiten. |
| Zahl der Arbeitstage | Zählen Sie nur die Tage, an denen Sie sonst arbeiten müssten. Freie Wochenenden und Feiertage, an denen Sie ohnehin nicht arbeiten, kosten keinen Urlaubstag. |
| Bitte um Bestätigung | Bitten Sie um eine schriftliche Antwort bis zu einem bestimmten Tag. Das Bundesurlaubsgesetz nennt für die Antwort keine Frist. |
| Datum und Unterschrift | Das Datum zeigt, wann Sie den Antrag gestellt haben. |
[Ihr Name], [Straße und Hausnummer], [PLZ und Ort]
[Name des Arbeitgebers], [Vorgesetzte Person oder Personalabteilung], [Anschrift]
[Ort], [Datum]
Antrag auf Erholungsurlaub, Personalnummer [Personalnummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich beantrage Erholungsurlaub vom [erster Urlaubstag] bis einschließlich [letzter Urlaubstag]. Das sind [Zahl] Arbeitstage.
Am [erster Arbeitstag nach dem Urlaub] nehme ich meine Arbeit wieder auf.
Bitte bestätigen Sie mir die Genehmigung bis zum [Datum] schriftlich oder per E-Mail.
Sollte der Zeitraum nicht möglich sein, bitte ich um eine kurze Nachricht mit den Gründen.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Die Kurzfassung reicht für einen gewöhnlichen Antrag auf Erholungsurlaub. Für die Übertragung von Resturlaub, für unbezahlten Urlaub und für den Streit nach einer Ablehnung ist sie nicht gedacht.
Frist und Versand
Die Frist: Das Bundesurlaubsgesetz nennt keine Frist für den Antrag. Stellen Sie ihn rechtzeitig, damit der Arbeitgeber die Vertretung planen kann. Gibt es im Betrieb feste Termine für die Urlaubsplanung, halten Sie diese ein.
Die Form: Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Mit einem Brief oder einer E-Mail können Sie später aber belegen, was Sie beantragt haben. Hat der Betrieb ein eigenes Formular oder Programm, nutzen Sie dieses.
Der Nachweis: Geben Sie den Brief persönlich ab und lassen Sie sich den Erhalt mit Datum auf einer Kopie bestätigen. Bei einer E-Mail bitten Sie um eine kurze Antwort und heben diese auf.
Ein Beispiel: Sie arbeiten von Montag bis Freitag und möchten von Montag, 12. Juli 2027, bis Freitag, 23. Juli 2027, frei haben. Das sind 10 Arbeitstage. Das Wochenende dazwischen kostet keinen Urlaubstag.
Häufige Fehler
- Ohne Genehmigung in den Urlaub gehen. Sie dürfen sich nicht selbst beurlauben. Das gilt auch, wenn der Arbeitgeber abgelehnt oder noch nicht geantwortet hat. Wer trotzdem fehlt, verletzt seine Pflichten aus dem Arbeitsvertrag. Das kann den Arbeitgeber zur Kündigung berechtigen, je nach Fall auch zur fristlosen.
- Die Reise buchen, bevor die Zusage da ist. Erst die Genehmigung macht den Urlaub verbindlich.
- Nur mündlich fragen. Ohne etwas Schriftliches lässt sich später schwer belegen, was vereinbart war.
- Resturlaub liegen lassen. Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Ins nächste Jahr geht er nur über, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe das rechtfertigen. Dann muss er bis zum 31. März genommen sein. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts verfällt er in der Regel aber nur, wenn der Arbeitgeber Sie vorher zum Urlaub aufgefordert und klar und rechtzeitig auf den Verfall hingewiesen hat.
Was danach passiert
Genehmigt der Arbeitgeber den Urlaub, sind beide Seiten daran gebunden. Der Arbeitgeber darf den Zeitraum in der Regel nicht mehr einseitig ändern. Ein Widerruf kommt allenfalls in seltenen, unvorhersehbaren Notfällen in Betracht. Sonst geht eine Verlegung nur, wenn beide Seiten einverstanden sind.
Lehnt der Arbeitgeber ab, fragen Sie nach den Gründen und schlagen Sie einen anderen Zeitraum vor. Gibt es einen Betriebsrat, können Sie ihn ansprechen. Er bestimmt mit, wenn sich Arbeitgeber und Beschäftigte über den Zeitpunkt des Urlaubs nicht einigen. Für Streit aus dem Arbeitsverhältnis ist das Arbeitsgericht zuständig.
Werden Sie im Urlaub krank, zählen die Tage nicht als Urlaub, für die ein ärztliches Attest Ihre Arbeitsunfähigkeit belegt. Melden Sie die Krankheit sofort dem Arbeitgeber. Der Urlaub verlängert sich dadurch nicht von selbst. Die Tage bleiben Ihnen erhalten, und Sie beantragen sie neu.
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Rechtsgrundlage: § 3 BUrlG, § 7 BUrlG, § 9 BUrlG, § 87 BetrVG. Allgemeine Rechtslage, Stand Oktober 2026. Im Einzelfall können Ausnahmen gelten. Diese Seite und das Muster ersetzen keine Beratung.