Mahnung Vorlage: Muster für die Zahlungserinnerung

Wann Sie eine Mahnung brauchen

Eine Mahnung ist die klare Aufforderung, eine fällige Rechnung zu bezahlen. Fällig heißt: Der Zeitpunkt ist erreicht, ab dem Sie das Geld verlangen dürfen. Zahlt der Schuldner auf eine Mahnung nach der Fälligkeit nicht, kommt er in der Regel in Verzug. Ab dem Verzug können Sie Verzugszinsen und Ersatz für Schäden durch die Verspätung verlangen.

Das Gesetz spricht beim Verzug nur von der Mahnung. Auch eine freundliche Zahlungserinnerung kann eine Mahnung sein, wenn sie eindeutig zur Zahlung auffordert.

In zwei häufigen Fällen tritt der Verzug auch ohne Mahnung ein:

• Fester Zahlungstag. Im Vertrag ist für die Zahlung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt, zum Beispiel ein festes Datum. Ein Zahlungsziel, das nur einseitig auf der Rechnung steht, genügt dafür in der Regel nicht.
• 30 Tage nach der Rechnung. Bei Forderungen auf ein Entgelt, also auf die Bezahlung einer Ware oder Leistung, kommt der Schuldner spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist. Verbraucher ist ein Mensch, der das Geschäft überwiegend nicht für sein Gewerbe oder seinen selbstständigen Beruf abschließt.

Eine Mahnung ist trotzdem sinnvoll. Sie schafft Klarheit und gibt Ihnen einen Beleg.

Was in die Mahnung gehört

Frist, Form und Versand

Mahnen dürfen Sie, sobald Ihre Forderung fällig ist. Eine Mahnung vor der Fälligkeit löst keinen Verzug aus. Eine Zahlungsfrist in der Mahnung verlangt das Gesetz nicht. Ein festes Datum ist trotzdem sinnvoll.

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz für die Mahnung nicht vor. Auch eine E-Mail ist möglich. Wichtig ist, dass die Mahnung beim Schuldner ankommt und Sie das später belegen können. Viele schicken deshalb einen Brief als Einwurf-Einschreiben oder übergeben ihn vor einem Zeugen. Heben Sie eine Kopie und den Beleg auf.

Drei Mahnungen sind nicht vorgeschrieben. Für den Verzug genügt eine.

Häufige Fehler

• Ungenaue Angaben. Ohne Rechnungsnummer und Betrag ist nicht klar, was Sie verlangen.
• Kein Datum nennen. „Bitte zahlen Sie bald“ lässt offen, bis wann Sie das Geld erwarten.
• Sich bei Privatkunden auf die 30 Tage verlassen. Fehlt der Hinweis in der Rechnung, brauchen Sie in der Regel die Mahnung.
• Von Privatkunden zu viel verlangen. Die Pauschale von 40 Euro und der höhere Zinssatz gelten nicht gegenüber Verbrauchern.
• Einen alten Zinssatz abschreiben. Der Basiszinssatz kann sich zum 1. Januar und zum 1. Juli ändern.

Was danach passiert

Zahlt der Schuldner bis zu Ihrem Datum, ist die Sache in der Regel erledigt. Zahlt er nicht, ist er im Verzug, sofern er die Verspätung zu verantworten hat. Dann gilt:

• Verzugszinsen. Der Zinssatz liegt pro Jahr fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Ist an dem Geschäft kein Verbraucher beteiligt, sind es bei Entgeltforderungen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Den aktuellen Basiszinssatz gibt die Deutsche Bundesbank bekannt.
• Pauschale. Ist der Schuldner kein Verbraucher, können Sie bei einer Entgeltforderung zusätzlich pauschal 40 Euro verlangen. Auf Kosten der Rechtsverfolgung, die Sie als Schadensersatz fordern, wird dieser Betrag angerechnet.
• Mahnkosten. Ersatz für Schäden durch die Verspätung gibt es erst ab dem Verzug. Die Kosten der ersten Mahnung, die den Verzug erst auslöst, bekommen Sie deshalb in der Regel nicht ersetzt. Abgesehen von der Pauschale nennen die Regeln zum Verzug keinen festen Betrag für Mahnkosten.

Bleibt das Geld weiter aus, können Sie noch einmal mahnen oder für eine bestimmte Geldsumme in Euro beim Gericht das gerichtliche Mahnverfahren beantragen. Bringt der Schuldner Einwände vor, zum Beispiel wegen eines Mangels, sollten Sie diese zuerst klären.