Nebenkostenabrechnung: Was der Vermieter umlegen darf

Diese Kosten darf der Vermieter umlegen

Nebenkosten heißen im Gesetz Betriebskosten. Gemeint sind Kosten, die dem Vermieter durch das Haus und das Grundstück laufend entstehen. Sie müssen diese Kosten nur zahlen, wenn das in Ihrem Mietvertrag vereinbart ist. Das steht in § 556 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB).

Welche Kosten überhaupt infrage kommen, regelt die Betriebskostenverordnung. Sie zählt in § 2 insgesamt 17 Kostenarten auf. Die wichtigsten sind:

• Grundsteuer
• Wasser und Abwasser
• Heizung und Warmwasser
• Aufzug
• Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Reinigung von Treppenhaus und Fluren, Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Strom für Außenlicht, Treppenhaus und Keller
• Schornsteinfeger
• Gebäudeversicherung und Haftpflichtversicherung für das Haus
• Hauswart
• Gemeinschaftswaschküche

Die letzte Kostenart heißt „sonstige Betriebskosten“. Auch dort gilt: Es müssen laufende Kosten des Hauses sein. Eine Ausgabe, die nur ein einziges Mal anfällt, gehört nicht dazu.

Diese Kosten gehören nicht in die Abrechnung

§ 1 der Betriebskostenverordnung schließt zwei große Gruppen aus. Die erste Gruppe sind Verwaltungskosten, zum Beispiel das Honorar der Hausverwaltung. Die zweite Gruppe sind Instandhaltung und Instandsetzung. Das sind Reparaturen und der Ersatz von Teilen, die durch Alter, Abnutzung oder Wetter kaputtgegangen sind.

Ein Rechenbeispiel zum Hauswart: Er kostet im Jahr 6.000 Euro. Ein Fünftel seiner Arbeitszeit verbringt er mit Reparaturen und Verwaltungsaufgaben. Umlegen darf der Vermieter dann nur 4.800 Euro. Liegt Ihr Anteil am Haus bei 10 Prozent, zahlen Sie 480 Euro statt 600 Euro.

Kabelgebühren darf der Vermieter seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr über die Nebenkosten abrechnen. Erlaubt ist dagegen ein Entgelt für ein neues Glasfasernetz im Haus. Es beträgt höchstens 60 Euro im Jahr und insgesamt höchstens 540 Euro je Wohnung. Der Vermieter darf es nur verlangen, wenn Sie Ihren Anbieter frei wählen können.

Typische Fehler in der Abrechnung

Legen Sie die Abrechnung vom Vorjahr daneben und vergleichen Sie Posten für Posten. Achten Sie besonders auf diese Punkte:

• Reparaturen in Wartungsrechnungen. Wartung ist umlagefähig, eine Reparatur nicht.
• Falscher Verteilerschlüssel. Steht im Mietvertrag nichts anderes, werden die Kosten in der Regel nach Wohnfläche verteilt. Wird der Verbrauch gemessen, etwa beim Wasser, zählt der Verbrauch. Das regelt § 556a BGB. Prüfen Sie, ob die Fläche Ihrer Wohnung und die Gesamtfläche des Hauses stimmen.
• Leerstand. Die Kosten für leer stehende Wohnungen trägt der Vermieter. Er darf sie nicht auf die übrigen Mieter verteilen.
• Vorauszahlungen. Rechnen Sie nach, ob alle Ihre monatlichen Zahlungen abgezogen wurden.
• Mietzeit. Sind Sie im Lauf des Jahres ein- oder ausgezogen, zahlen Sie nur für Ihre Mietzeit.
• Heizkosten nur nach Fläche. Nach der Heizkostenverordnung müssen bei einer Zentralheizung 50 bis 70 Prozent der Heizkosten nach dem gemessenen Verbrauch verteilt werden. Rechnet der Vermieter nicht nach Verbrauch ab, dürfen Sie Ihren Anteil in der Regel um 15 Prozent kürzen.

CO2-Kosten: Der Vermieter muss sich beteiligen

Auf Gas und Heizöl fällt ein CO2-Preis an. 2026 liegt er bei 55 bis 65 Euro je Tonne CO2. Seit 2023 teilen sich Mieter und Vermieter diese Kosten. Das regelt das CO2-Kostenaufteilungsgesetz. Je mehr CO2 das Haus pro Quadratmeter Wohnfläche im Jahr ausstößt, desto mehr zahlt der Vermieter.

Ein Beispiel: Für das Haus fallen 400 Euro CO2-Kosten an. Es stößt 30 kg CO2 pro Quadratmeter aus. Dann tragen die Mieter zusammen 60 Prozent, also 240 Euro. Der Vermieter trägt 160 Euro.

Die Heizkostenabrechnung muss Ihren Anteil an den CO2-Kosten, die Einstufung des Hauses und die Berechnungsgrundlagen nennen. Fehlen diese Angaben, dürfen Sie Ihren Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen.

Haben Sie einen eigenen Gasvertrag, etwa bei einer Gasetagenheizung, müssen Sie den Anteil des Vermieters selbst einfordern. Das geht per Brief oder E-Mail. Sie haben dafür 12 Monate Zeit, nachdem Ihr Gasversorger abgerechnet hat.

Für neu eingebaute Gas- und Ölheizungen in bestehenden Wohngebäuden steht seit Sommer 2026 eine Sonderregel im Gesetz. Dort werden die CO2-Kosten ab 2028 je zur Hälfte geteilt. An den Abrechnungen für 2025 und 2026 ändert das nichts.

Belege einsehen: So prüfen Sie die Zahlen

Sie müssen sich nicht auf die Zahlen in der Abrechnung verlassen. Nach § 556 Absatz 4 BGB muss der Vermieter Ihnen auf Verlangen Einsicht in die Belege geben. Belege sind die Rechnungen und Unterlagen, auf denen die Abrechnung beruht. Seit dem 1. Januar 2025 darf der Vermieter sie auch elektronisch bereitstellen.

Schreiben Sie dem Vermieter, dass Sie die Belege sehen möchten. Schlagen Sie mindestens zwei Termine vor und bitten Sie um Antwort innerhalb von 14 Tagen. Sie dürfen sich Notizen und Kopien machen. Bei Bedarf kann eine Fachperson die Unterlagen prüfen. Auch die Zahlungsbelege dürfen Sie sehen.

Einen Anspruch darauf, dass der Vermieter Ihnen die Belege zuschickt, haben Sie grundsätzlich nicht. Ausnahmen gibt es, etwa bei preisgebundenen Sozialwohnungen. Für Kopien darf er Geld verlangen. Die Verbraucherzentrale nennt 25 bis 50 Cent je Seite.

Verweigert der Vermieter die Einsicht, müssen Sie eine Nachzahlung vorerst nicht leisten. Das hat der Bundesgerichtshof im Dezember 2020 entschieden. Teilen Sie dem Vermieter ausdrücklich mit, dass Sie die Zahlung bis zur Belegeinsicht zurückhalten.

Was Sie bei Fehlern tun können

1. Schreiben Sie dem Vermieter, welche Posten Sie für falsch halten, und begründen Sie das kurz. Ein allgemeiner Satz wie „Die Abrechnung ist zu hoch“ reicht nicht.
2. Verschicken Sie den Brief so, dass Sie den Zugang beweisen können. Die Verbraucherzentrale empfiehlt ein Einwurfeinschreiben.
3. Beachten Sie die Zahlungsfrist aus dem Schreiben des Vermieters. Wenn Sie trotz Zweifeln zahlen, schreiben Sie in den Verwendungszweck: „Unter Vorbehalt der Rückforderung“.
4. Seien Sie vorsichtig mit einer Ratenzahlung. Wer sie vereinbart, erkennt die Forderung meist an und kann danach in der Regel keine Einwände mehr erheben.
5. Holen Sie sich Hilfe, wenn Sie unsicher sind. Mietervereine und Verbraucherzentralen prüfen Abrechnungen. Wer wenig Geld hat, kann beim Amtsgericht Beratungshilfe beantragen.

Zu den Fristen: Der Vermieter muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen. Kommt die Abrechnung später, kann er in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen. Sie haben nach Zugang der Abrechnung 12 Monate Zeit für Einwände. Danach sind Einwände in der Regel ausgeschlossen.

Dieser Text informiert allgemein. Er ersetzt keine Beratung im Einzelfall.