Belegeinsicht Nebenkostenabrechnung: Muster und Frist
Sie wollen die Zahlen Ihrer Nebenkostenabrechnung prüfen. Hier lesen Sie, wie Sie die Belege beim Vermieter anfordern und wie eine kurze Vorlage dafür aussieht.
- Frist: Für die Bitte um Belegeinsicht nennt das Gesetz keine eigene Frist. Für Einwände gegen die Abrechnung haben Sie aber nur 12 Monate ab Zugang. Die Bitte um Einsicht allein wahrt diese Frist nicht.
- Form: Eine Form ist nicht vorgeschrieben, sicher ist ein Brief, dessen Zugang Sie beweisen können.
- Wichtigster Punkt: Nennen Sie die Belege und schlagen Sie zwei Termine vor. Wollen Sie die Nachzahlung bis zur Einsicht zurückhalten, teilen Sie das ausdrücklich mit.
Wann Sie diesen Brief brauchen
Sie brauchen den Brief, wenn Sie Zahlen in Ihrer Nebenkostenabrechnung nicht nachvollziehen können und die Unterlagen dazu sehen möchten. Diese Unterlagen heißen Belege. Das sind vor allem Rechnungen. Nach § 556 Absatz 4 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) muss der Vermieter Ihnen auf Verlangen Einsicht in die Belege geben. Einen besonderen Grund müssen Sie nicht nennen. Das hat der Bundesgerichtshof im Dezember 2020 entschieden. Er stützte sich dabei auf § 259 BGB.
Typische Anlässe sind:
- Ein Posten ist deutlich höher als im Vorjahr, und Sie wissen nicht, warum.
- Sie vermuten in einem Posten Reparaturen oder Verwaltungskosten, etwa beim Hauswart. Beides darf der Vermieter nicht umlegen.
- Sie sollen nachzahlen und wollen vorher die Rechnungen prüfen.
Die Bitte um Belegeinsicht ist noch kein Widerspruch. Einwände gegen die Abrechnung müssen Sie zusätzlich mitteilen, für jeden Posten mit einem kurzen Grund.
Was in den Brief gehört
| Bestandteil | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Absender und Wohnung | Name, Anschrift und Lage der Wohnung. |
| Empfänger | Der Vermieter. Hat eine Hausverwaltung abgerechnet, schicken Sie den Brief im Zweifel an beide. |
| Abrechnung | Das Abrechnungsjahr und das Datum der Abrechnung. |
| Verlangen | Der klare Satz, dass Sie Einsicht in die Belege verlangen. |
| Liste der Belege | Sie können alle Belege verlangen oder einzelne Posten nennen, zum Beispiel Hauswart, Gartenpflege, Versicherungen und Heizkosten. Nennen Sie auch die Zahlungsbelege. Das sind Nachweise wie Kontoauszüge oder Quittungen, die zeigen, dass die Rechnungen bezahlt wurden. |
| Termin oder Kopien | Mindestens zwei Terminvorschläge mit Tag und Uhrzeit und die Bitte um Antwort innerhalb von 14 Tagen. Möchten Sie lieber Kopien oder Dateien, bitten Sie darum und sagen Sie zu, die Kopierkosten zu tragen. |
| Nachzahlung | Nur wenn Sie nachzahlen sollen und vorerst nicht zahlen wollen: der ausdrückliche Satz, dass Sie die Zahlung bis zur Einsicht zurückhalten. |
| Datum und Unterschrift | Behalten Sie eine Kopie des Briefs. |
[Ihr Name], [Straße und Hausnummer], [PLZ und Ort]
An [Name des Vermieters], [Anschrift]
[Ort], [Datum]
Betreff: Belegeinsicht zur Nebenkostenabrechnung für [Abrechnungsjahr] vom [Datum der Abrechnung], Wohnung [Lage, zum Beispiel 2. Stock links]
Sehr geehrte Damen und Herren,
Ihre Nebenkostenabrechnung für [Abrechnungsjahr] vom [Datum der Abrechnung] habe ich erhalten. Ich verlange Einsicht in die Belege zu dieser Abrechnung (§ 556 Absatz 4 BGB).
Ich möchte vor allem die Rechnungen zu den Positionen [Position 1, zum Beispiel Hauswart], [Position 2] und [Position 3] sehen, außerdem die Zahlungsbelege dazu.
Für die Einsicht schlage ich [Termin 1 mit Tag und Uhrzeit] oder [Termin 2 mit Tag und Uhrzeit] vor. Bitte bestätigen Sie mir einen Termin bis zum [Datum, etwa 14 Tage später].
Sie können mir die Belege stattdessen elektronisch bereitstellen oder Kopien zusenden. Die Kopierkosten in angemessener Höhe erstatte ich Ihnen.
Solange Sie mir die Einsicht nicht gewährt haben, halte ich die Nachzahlung von [Betrag] Euro zurück. Einwendungen gegen die Abrechnung behalte ich mir vor.
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
Mit dieser Kurzfassung verlangen Sie die Belegeinsicht und teilen mit, dass Sie die Nachzahlung vorerst zurückhalten. Einwände gegen einzelne Posten enthält sie nicht, die Frist von 12 Monaten wahrt sie also nicht. Sollen Sie nichts nachzahlen oder zahlen Sie lieber unter Vorbehalt, streichen Sie den Satz zur Nachzahlung.
Frist und Versand
Für das Verlangen selbst nennt § 556 BGB keine eigene Frist. Für Einwände gegen die Abrechnung haben Sie nur 12 Monate Zeit, nachdem Sie die Abrechnung bekommen haben. Danach sind Einwände in der Regel ausgeschlossen. Im Gesetz steht nicht, dass die Bitte um Einsicht diese Frist anhält oder verlängert. Wird die Zeit knapp, teilen Sie Ihre Einwände deshalb vorsorglich mit, auch wenn Sie die Belege noch nicht gesehen haben. Der Brief sollte vor Ablauf der Frist beim Vermieter ankommen.
Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Verschicken Sie den Brief so, dass Sie den Zugang beweisen können. Für den Widerspruch empfiehlt die Verbraucherzentrale ein Einwurfeinschreiben. Das passt auch hier.
Die Bitte um Belegeinsicht allein schiebt die Zahlung nicht auf. Wollen Sie bis zur Einsicht nicht zahlen, müssen Sie das ausdrücklich mitteilen. Das hat ein Risiko: Die Verbraucherzentrale warnt, dass nicht bezahlte Nachzahlungen zu einer Kündigung führen können. Wer lieber zahlt, schreibt in den Verwendungszweck: „Unter Vorbehalt der Rückforderung“.
Häufige Fehler
- Nur anrufen. Ein Telefonat können Sie später kaum beweisen.
- Auf die Zusendung warten. Einen Anspruch darauf, dass der Vermieter Ihnen die Belege schickt, haben Sie grundsätzlich nicht. Seit dem 1. Januar 2025 darf er sie elektronisch bereitstellen, er muss es aber nicht. Ausnahmen sind im Einzelfall möglich, etwa wenn Sie in eine andere Stadt gezogen sind und Ihnen der Weg nicht zuzumuten ist.
- Kopierkosten übersehen. Für Kopien darf der Vermieter Geld verlangen. Die Verbraucherzentrale nennt 25 bis 50 Cent je Seite.
- Sonderregel für Sozialwohnungen übersehen. Gilt für Ihre preisgebundene Wohnung die Neubaumietenverordnung, können Sie nach deren § 29 statt der Einsicht Kopien verlangen. Die Auslagen dafür müssen Sie erstatten.
Was danach passiert
Bestätigt der Vermieter einen Termin, nehmen Sie ihn wahr. Sie dürfen sich Notizen und Kopien machen. Vergleichen Sie die Rechnungen mit den Beträgen in der Abrechnung.
Solange der Vermieter die Einsicht nicht gewährt, die Sie zu Recht verlangt haben, müssen Sie eine Nachzahlung vorerst nicht leisten. Das hat der Bundesgerichtshof im Dezember 2020 entschieden. Dieses Recht gilt nur vorübergehend, bis der Vermieter die Einsicht gewährt hat. Finden Sie Fehler, teilen Sie Ihre Einwände schriftlich mit, solange die 12 Monate laufen.
Mietervereine und Verbraucherzentralen prüfen Abrechnungen. Wer wenig Geld hat, kann beim Amtsgericht Beratungshilfe beantragen.
Dieser Text informiert allgemein. Er ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Im Ratgeber „Nebenkostenabrechnung leicht gemacht“
Der Ratgeber „Nebenkostenabrechnung leicht gemacht“ erklärt, wie Sie Ihre Abrechnung prüfen: welche Fristen gelten, welche Kosten der Vermieter abrechnen darf und wie Sie Ihren Anteil nachrechnen. Er hat ein eigenes Kapitel „Die Belege einsehen“ und enthält 4 Musterbriefe. Der Nebenkosten-Prüfer rechnet mit Ihnen nach und zeigt, was zu viel verlangt wird.
- Fristen: wann Sie nicht mehr nachzahlen müssen
- Die 17 erlaubten Kostenarten und die verbotenen Posten
- Verteilerschlüssel und Wohnfläche
- Heizkosten, Kürzungsrechte und CO2-Kosten
- Belegeinsicht und Einwendungen
- 4 Musterbriefe und Nebenkosten-Prüfer
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Rechtsgrundlage: § 556 BGB, § 259 BGB, Bundesgerichtshof, Urteil vom 9. Dezember 2020. Allgemeine Rechtslage, Stand Oktober 2026. Im Einzelfall können Ausnahmen gelten. Diese Seite und das Muster ersetzen keine Beratung.